Paperless Office: Utopie of werkelijkheid?

André de Vries, Regional Technology Manager Eastern Europe, Middle East & Africa, MMC Global Technology Infrastructure Distributed Operations

In november 2007 gaf de heer de Vries een gastcollege over Mercer aan zo’n 35 FLBS studenten op de Frontline Business School. Mercer Amstelveen, waar de heer de Vries werkt, is gespecialiseerd in consultancy, outsourcing en investment.

De heer de Vries stelde de studenten voor de volgende uitdaging: Hoe wordt Mercer een digitaal kantoor waar papieren dossiers tot het verleden behoren?

De volgende 3 factoren werden kort en bondig uiteengezet:
1. Consultants beschikken naast hun digitale dossiers over papieren versies + aantekeningen. Deze papieren dossiers worden opgeborgen in kasten en nemen veel ruimte in beslag. Mercer moet door succes echter uitbreiden in personeel en wil niet verhuizen naar een ander pand. Het idee is om ruimte te creëren door de archiefkasten om te zetten in digitale bestanden. Papierloos werken is een must.
2. Werknemers zijn gehecht aan hun manier van werken. Er zal een cultuuromslag plaats moeten vinden zodat de consultant alleen met de laptop naar de klant gaat.
3. Consultancy gaat uit van uurtje factuurtje, dus het trainen van het personeel moet zo snel en efficiënt mogelijk zijn.

Enthousiast over de geboden oplossing
De studenten gingen in groepen van 5 à 6 personen aan de slag om Mercer een goede oplossing te bieden. De heer de Vries werd verrast door de geboden oplossingen. “Het beste team kwam met een kant en klare weboplossing. Daarnaast was een nieuw logo gecreëerd en verwerkt in alle aangeboden materialen. Ook aan het belangrijkste aspect van de uitdaging, de cultuuromslag bij de werknemers, was veel aandacht besteed door een goede efficiënte training. Ik werd echt enthousiast van de geboden oplossing”, aldus de heer de Vries.

“Het niveau van de rest van de groepen was hoog, maar zij waren vaak te technisch georiënteerd en/of hadden te weinig aandacht besteed aan de mensenkant, de cultuuromslag. Het leuke aan de Frontline Business School is dat je ziet dat de studenten enthousiast en gemotiveerd zijn om te leren. De FLBS trainers begeleiden de studenten na afloop van dit traject en stellen een sterkte/zwakte analyse op.”

De FLBS is uniek
De FLBS is uniek omdat naast coaching en sales theorie een bestaande business case binnen de schoolmuren wordt gepresenteerd. De studenten analyseren, onderzoeken en werken de business case uit. De presentatie vindt vervolgens bij het bedrijf zelf plaats. Voor de klant is dit een unieke situatie doordat zij aan vele partijen dezelfde uitdaging kan voorleggen, die vervolgens professioneel wordt uitgewerkt. Voor de student is deze situatie uniek omdat zij in een leeromgeving een opdracht kan scoren. “Ik moet zeggen dat bepaalde groepen mijn interesse hebben gewekt. Doordat Mercer een corporate organisatiestructuur kent, zal de toekomst uitwijzen of we met partijen in zee gaan”, aldus de heer de Vries.

Mercer
Mercer, onderdeel van Marsh & Mclennan Companies Inc., is de mondiale leider in HR en daarmee samenhangend financieel advies, producten en diensten. Mercer verbetert de financiële- en pensioenzekerheid, de gezondheid, de productiviteit en de werkgelegenheidsverhoudingen van het personeelsbestand.

Marsh & Mclennan Companies Inc. is een mondiale dienstverlener met een omzet van meer dan $ 12 miljard. 60.000 werknemers bieden wereldwijd analyses, advies en transactiemogelijkheden aan cliënten in meer dan 100 landen. MMC Inc bestaat uit:
1) Marsh Inc: ’s Werelds leider in risico- en verzekeringsdienstverlening
2) Mercer: Consulting, Outsourcing, Investment.